Bostadsrättföreningar & offerter

dokumentOm en bostadsrättsförening behöver utföra en renovering eller kanske ett stambyte eller installera ett hisschakt behöver föreningen ta in anbud från olika aktörer för att få ett så fördelaktigt pris som möjligt. Därmed inte sagt att en brf alltid ska välja det billigaste alternativet. Tvärtom kan det löna sig att betala lite extra för att verkligen få jobbet gjort med kvalitet så att det håller länge och inte behöver göras om på många år. Det gäller att hitta balansen mellan hög kostnad och hög kvalitet. Därför behöver man som förening ta in offerter från flera olika hantverkare, i olika storlekar. Hör er för med andra föreningar i grannskapet eller om ni har andra kontakter som kan rekommendera någon särskild aktör att höra sig för med. Om föreningen har en teknisk och/eller ekonomisk förvaltare kan ni även fråga dem om hjälp med att hitta bra firmor att prata med. De har ofta stor vana av förvaltningsbranschen och kan komma med goda förslag på företag som är bra att anlita.

Ofta bildar man en ”offert-grupp” eller ”hiss-grupp” till exempel som består av en eller flera styrelsemedlemmar. Dessa personer tar ansvar för att göra en förundersökning av vad som måste göras i huset, som exempelvis byta fönster, och därefter ta in offerter från ett antal, minst tre brukar man säga, och därefter göra en sammanställning som presenteras för resten av styrelsen så att man gemensamt kan fatta ett beslut.

Viktigt att tänka på när man tar in offerter
Se till så att ni har specificerat så noga som möjligt vad det är ni vill få utfört. Ju högre grad av tydlighet ni har i offertförfrågan desto lättare blir det för er sedan att jämföra de olika förslagen, för då vet ni att ni jämför prisförslag för precis samma jobb. Är ni otydliga får aktörerna anta vissa detaljer och gissa sig till vad ni vill ha och föreslå egna åtgärder, åtgärder som kanske inte de andra offertgivarna har erbjudit. Då sitter ni där och jämför de klassiska äpplena och päronen.

Ibland kan ni till och med behöva ta in hjälp för att skriva en specificering av arbetet, det finns företag som specialiserat sig på det, i olika branscher. Dessa företag tar betalt för sina projektledningstjänster och att betala för något som ni ju egentligen kan göra på egen hand kan verka avskräckande. Men tänk då på att det i slutändan ofta kan löna sig, eftersom ni vet att ni fått rätt priser att jämföra och ni har ytterligare ett par ögon som kontrollerat offerterna ni fått och att allt ser rätt ut. Dessutom behöver ni själva inte lägga så mycket tid på att kontakta hantverkare och syna offerter och arbetsbeskrivningar och så vidare.

När man fått in offerterna
Om ni anlitat en extern projektledare kommer han eller hon att göra en rekommendation på vilken av aktörerna som ni pratat med som ni bör gå vidare med, baserat på pris och kvalitet. Han eller hon ska kunna motivera varför en specifik aktör rekommenderas. På så sätt får ni som styrelse också en motivering att visa för föreningen medlemmar vid eventuella frågor. Gör sedan en omröstning i styrelsen om vilket företag ni vill välja.

Har ni gjort upphandlingen på egen hand får ni sätta er tillsammans och diskutera för- och nackdelar med respektive offert. Sedan är det dags för omröstning.

Ta kontakt med alla de företag som ni pratat med och som gett er en offert och tacka vänligt nej för erbjudandet till de som ni inte ska gå vidare med. Kontakta sedan de som ni valt ut att arbeta med. Sedan är det dags att skriva kontrakt, se alltid till att ha dessa avtal skriftligen annars kan ni hamna i trångmål om något går snett. Ibland vill man ha skriftligt på till exempel vilka viten som kan föreligga vid förseningar från hantverkarföretagets sida. Om ni har anlitat en projektledare så kan han eller hon hjälpa er med att skriva kontraktet på ett sätt som passar både er och hantverksfirman.